最近は働き方改革といって色んなもので生産性とか、ムダ削減とかに目が向いている。
特に会議がそうですね。
「この会議って私の出席がいるの？」
そんなことを思う会議とか、無駄に長い会議とか、えらく丁寧でカラフルなグラフが付いて、どれくらい資料作りに時間と人手を掛けたのだろうと思ったり…etc
過去の慣習かもしれませんが、やっぱり無駄かなと思えることが会議には多い気がします。
では会議とは何をするのでしょうか？
それは課題とかに対して、「誰が何をいつまでに決めるか」、それを決めるのが会議だと私は思っています。
最近ではネットとか書籍で短い会議がもてはやされています。
特にグーグルの日本法人で『社内会議は原則３０分以内』。
こんなことが言われているらしく、長い会議は時間を無駄にしているような気がしてしかたがありません。
「３０分で会議は出来るまのだろうか？」
そんな疑問を持ったので、どこまで効率化出来るかを自分主催の会議で実際に試してみました。
結果の前に、その昔は会議といえば２時間くらいは掛けていませんでしたか？
私の記憶では１０時に始まった会議が昼までに終わらず、昼食を挟んで２時か３時ころまで会議していた…そんな記憶もあります。
長いですね…汗
最近はどうでしょう。
たいがいの社内会議であれば１時間くらいの長さでないでしょうか？
最初から３０分と決めて招集される会議はあまりないです、私が参画する会議では特にです。
３０分会議ですが、ほんとうに出来るかを会議前にシュミレーションをしてみました。
３０分で会議を終わらせるとなると、会議で黙りこむとか、別の話に流れていくのを防がないといけません。
最初からストーリーを作って始めないと会議が３０分で終わる気がしません。
なのでまずは会議の資料作りをがんばりました。
ほぼその会議で決めるだろうと想定している内容のリストをまず作り上げてしまいました。
以前は、リストをいつまでに作る、いつまでに見積もりを取得する、そして手配をどうするか。各々の日程を会議で決めていました。
特に見積もり対象を絞るのに時間が掛かっていた記憶があるので、まずはリストを作り上げて会議前に関係者へメール発信。
これで対象が分かりやすくなったと思います。
あと議事録もある程度かたちに準備して会議に挑みました。
実際の会議は、ほぼ資料に基づいて進めて、あとは日程と誰が主管であるかを明確にして終わりです。
会議に掛かった時間は４０分！
１０分オーバーですね。
会議を３０分で終了するには、ほぼ無駄がない会議にしないと出来ないと思います。
事前にネゴするとか、調整しておかないと違う意見があったりして進行が詰まると、すぐに時間オーバーしてしまいます。
グーグルさん議ではどうしているのでしょうか？
３０分会議を繰り返していることに感嘆してしまうのと、一度見せてもらいたいなと
思う自分がそこにいました。
