桜が咲くとはいえまだ寒い日もある４月、我が社でもあらたなスタートを切る新入社員が入社しました。
新人さんはまだ研修中で工場で姿を見かることはありませんが、４月中ごろを過ぎたころには配属されるかもしれません。（もちろん私の職場にはいてませんが。笑）
ネットで調べると今の新入社員はメールが苦手なそうです。
友人知人とのコミュニケーションはもっぱらLINEやチャットのSNSでそもそもメールを使わない！？ようです。
確かにSNSのチャットアプリのほうが便利で早いですよね。
既読とも分かりますし、伝達が早いうえに豊富なスタンプも準備されているから便利です。
でも仕事の上で利用するコミュニケーションツールは電話とメールです。
メールの良いところは、ある程度長文でも許されるところでしょうか。
LINEやSNSのチャットでは目的だけを伝える短文をつなげる会話が中心です。
でもメールは目的だけではなく、”なぜ”とか、”いつまで”とか、１つのメールに必要な要素を盛り込みます。
ガラケー時代にはメールを利用していましたが、スマホに変わってからはメールの利用が減っています。
Eメールは仕事でしか使わないツールになってきたので、若い新入社員にはメールスキルを持たない人たちが増えてきているのでしょう。
大手の会社では新入社員研修でメールの打ち方やメールのルールなど基礎知識が講習されるそうです。
どんなことを講習しているのでしょうか？
私が想像するにはビジネスメールを発信する時のルールや個人情報の扱いとかでしょうか？
ビジネスメールを発信する注意点を６点ピックアップします。
- ◯◯会社 ◯◯様 お世話になっております。
- メールはテキスト形式で！
- TO、CC、BCCの使い分け
- 署名
- 長期に休む時には不在返信！
- 社内では”さん”付け、社外メールには”様”を付ける。
１，◯◯会社 ◯◯様 お世話になっております。
メールの最初には相手会社や部署名を入れますね。
メールは手紙と同じです、いきなり用件だけをメールで伝えるのではなくてメールを打つ成り行きとか急ぐ理由とかの理由も説明必要です。しかも簡潔にした説明が必要です。
２、メールはテキスト形式で！
送信メールにはHTML形式とテキスト形式のメールがあります。
HTML形式のメールは相手のパソコン環境によって文字化けを起こす可能性もあるので、出来る限りテキスト形式をデフォルト設定にしておくほうが無難です。
HTML形式で送信すると「文字化けして読めない」なんて返信があるかもしれません。
３，TO、CC、BCCを使い分ける
TOとCCは皆さんご存知だと思います、問題はBCCの使い方です。
BCCは送信先に送り先アドレスを見せたくないときに利用します。
例えば、展示会で来場者にメールアドレスを頂いた。
頂いたかた全員に来場お礼のメールを一斉発信するとき、来場者全員のアドレスをBCCに設定するとメールが届いた人には誰に発信したかは見えずに分かりません。
４，署名
絶対必要というわけではありませんが、社外宛メールには文章最後に付けたほうが見栄えがよいです。
５，長期に休む時には不在発信
メーラーの設定でメールを受信すると発信者に自動で返信してくれる機能があります。
正月休みや夏休み、長期休暇ですぐにメールを確認したり返信したりが出来ない時にはいつまで休暇中である返信を打つと相手に状況が伝わるでしょう。
６、社内はさん付け
社内では”さん”付け、社外宛メールでは”様”付けしています。
これは会社によってルールが違うかもしれません。会社が決めたルールに従うようにしましょう。
メールは自分本人から社内外の関係者に直接発信する連絡方法です。
課長や部長を介してではなく本人が”送信”ボタンを押せば、部長／課長の承認なしで
発信するので、この点だけは注意が必要です。
誤って発信すればすぐに相手に届いてしまいます。
送信ボタンを押す前に文章や送信先とかに誤りがないかを再確認する必要はあります。
「送信前に再確認！」これさえ習慣付けが出来ればメールは簡単です。
恐くありません。
メールを便利に利用しましょう。
